Em resumo
- O site trata dados para gerir inscricoes, crachas, confirmacoes, acessos, logistica, media e apoio aos participantes.
- Apenas pessoas e equipas autorizadas podem aceder aos dados no limite das respetivas funcoes.
- Os dados sao conservados apenas durante o periodo necessario a organizacao, realizacao e arquivo legitimo do forum.
- Qualquer pessoa pode solicitar informacao, retificacao ou analise da sua situacao contactando o secretariado.
1. Ambito
A presente politica aplica-se aos tratamentos realizados atraves do site FREAO, incluindo formularios publicos, areas de acesso, portais de participantes e media, modulos de confirmacao, ferramentas de cracha e funcionalidades de logistica ou controlo de acessos.
O seu objetivo e explicar de forma clara que informacoes podem ser recolhidas, para que sao utilizadas, quem lhes pode aceder, durante quanto tempo podem ser conservadas e quais os direitos das pessoas em causa.
2. Responsavel pelo tratamento
O tratamento realizado atraves do site e assegurado, para fins de organizacao do forum, pelo secretariado e pelas equipas autorizadas de coordenacao do FREAO.
Para qualquer pedido relacionado com privacidade, contacte o secretariado em secretariat@westafricawaterforum.org.
3. Categorias de dados
Consoante a sua utilizacao do site, podem ser tratados dados de identificacao, funcao, organismo, pais, telefone, email, informacoes de participacao, necessidades logisticas, alojamento, pedidos media, dados de cracha, historico de confirmacao ou check in e documentos justificativos enviados voluntariamente.
Apenas as informacoes necessarias a finalidade em causa devem, em principio, ser solicitadas.
4. Finalidades
Os dados pessoais sao tratados para apoiar a gestao operacional e administrativa do forum, incluindo inscricoes, acreditacao media, confirmacoes, geracao de crachas, acolhimento, logistica, acessos e assistencia.
Alguns dados podem igualmente ser utilizados para dashboards, relatorios, exportacoes e estatisticas internas ligadas a preparacao, realizacao e avaliacao do forum.
5. Base legal
O tratamento pode assentar, conforme o caso, no consentimento, na execucao dos servicos solicitados, no interesse legitimo da organizacao ou em exigencias administrativas e de seguranca aplicaveis.
Quando o fundamento for o consentimento, este pode ser retirado para o futuro, sem prejuizo das operacoes ja legitimamente realizadas.
6. Destinatarios
Os dados podem ser acedidos apenas por pessoas autorizadas que deles necessitem para as suas funcoes: secretariado, inscricoes, acolhimento, protocolo, logistica, media, equipas de scan, administradores e, quando necessario, prestadores tecnicos ou operacionais.
O acesso deve manter-se proporcional a missao desempenhada.
7. Conservacao
Os dados sao conservados durante o periodo necessario ao tratamento do dossier, a preparacao e realizacao do forum e a manutencao dos registos administrativos ou de seguranca aplicaveis, podendo seguir-se um periodo razoavel de arquivo.
No final desse periodo, os dados devem ser eliminados, anonimizados ou arquivados conforme apropriado.
8. Cookies e mecanismos equivalentes
O site pode utilizar cookies ou mecanismos equivalentes para funcionamento tecnico, idioma, continuidade de sessao, preferencias opcionais, compreensao do uso geral do site e eventual integracao de media externos.
Os cookies estritamente necessarios nem sempre podem ser desativados sem afetar o servico.
9. Seguranca
Sao aplicadas medidas tecnicas e organizativas razoaveis para reduzir o risco de acesso nao autorizado, perda acidental, alteracao ou utilizacao indevida dos dados.
Ainda assim, nenhum sistema garante seguranca absoluta, pelo que os utilizadores devem manter prudencia no uso do site e dos links de acesso.
10. Direitos dos titulares
Dentro dos limites legais, operacionais e de seguranca aplicaveis, pode solicitar informacao sobre os seus dados, pedir retificacao, atualizar informacoes ou solicitar uma analise complementar da sua situacao.
Quando adequado, pode tambem pedir eliminacao ou limitacao de determinados tratamentos.
11. Contacto
Para qualquer questao sobre privacidade ou pedido relativo aos seus dados, contacte o secretariado em secretariat@westafricawaterforum.org.
Este texto constitui uma proposta de base juridico-operacional e pode ser ajustado as necessidades institucionais ou locais.
